Compliance

As an international association, EURANIMI finds it very important that all EU competition rules are strictly observed at all times and in all circumstances within the association’s activities.

By adhering to EURANIMI, every member and each participant recognizes that

  1. She/he is familiar with the EU competition rules and the restrictions they impose.
  2. She/he is aware that infringements of the competition rules can cause great damage to EURANIMI and its members.
  3. She/he acts and will act in the future in accordance with the EU competition rules, especially during and around the meetings and gatherings of Euranimi.

This includes:

  • not saying anything about the market behaviour of her/his organisation (company or group of companies).
  • reacting negatively when other members talk about their market behaviour.
  • reporting to the Executive Committee of EURANIMI in case she/he observes that these agreements are not complied with.

Every member of EURANIMI is aware that involvement in breaches of EU competition rules is a basis for exclusion from membership of Euranimi.

Statutes

CHAPTER I

Name, legal form, registered seat, duration and objectives

Article 1 – Name and legal form

1.1 The association has the legal form of an international non-profit making association (INPA), named in full “European Association of Non-Integrated Metal Importers & distributors”, abbreviated “EURANIMI”
(hereinafter “the Association”). Both the full name and the abbreviation may be used separately.

1.2 The Association is subject to the relevant Belgian legal provisions.

1.3 The aims and objectives pursued by the Association are of an exclusively non-profit nature. It does not seek to make a profit, either for itself or for its members.

1.4 It uses its financial resources solely to fulfil the objects set out in its Statutes and does not offer disproportionately high remuneration to its constituent bodies, to its staff or to third parties.

Article 2 – Registered seat

2.1 The registered seat of the Association is established in the Brussels-Capital Region of Belgium.

2.2 The registered seat may be transferred to any other location within Belgium by a decision of the Executive Committee, as far as, in accordance with the applicable language legislation, such a transfer does not require a change in the language of the Statutes. Such decision of the Executive Committee shall be taken by a simple majority of the votes present.

Article 3 – Duration

The duration of the Association shall be unlimited. It can be dissolved at any time in accordance with these Statutes and the legal provisions.

Article 4 – Objectives and selfless purpose

4.1 The main purpose of the Association, shall be to study, to develop, to represent, and to defend, by all legal means, the commercial and other business interests of its members, in all EU trade, customs, taxation and anti-trust matters affecting their business activities, whether at national or supra-national level.

4.2 The Association also seeks to exert a positive influence , especially with the European Union, but not limited to, with regard to policy development and regulation.

4.3 The Association also aims at safeguarding a healthy business environment to its members and secure a worldwide competitive level playing field in their market. In this respect the Association shall seek to safeguard the interests of its members against producers, importers, traders or any other party who engages in illegal or inappropriate activities in all areas including, but not limited to, illegal trade, illegal commercial practices and customs fraud.

4.4 The Association creates a platform to permit a mutual exchange between its members to identify possible opportunities or threats to their business and to respond to them with any appropriate measures.

4.5 The Association shall represent the interests of its members before the EU institutions.

4.6 At all times, the Association will commit to the European Rules of Compliance.

Article 5 – Collaboration with third parties

The Association maintains such relations as are necessary with the relevant enterprises, associations, organizations, or groups that pursue a similar, analogous, or related purpose, or whose purpose it is to promote the interest of the Association.

CHAPTER II

Members

Article 6 – Membership

6.1 Membership of the Association is open to any independent (not integrated in the metal production process) company or group of companies having its registered seat in a EU member state or one of the European OECD-countries, importing, distributing, trading or processing semi-finished products made of carbon steel, stainless steel, cast iron and other metals such as, but not limited to, aluminium, brass or copper.

6.2 Membership of the Association is also open to individuals, domiciled in a EU member state or one of the European OECD-countries, and whose purpose it is to promote the interest of the Association.

6.3 The number of members of the Association is not capped.

Article 7 – Terms and conditions for accession, resignation, or exclusion

7.1 The admission of new members shall be made only if such new members comply with all the requirements set out in Articles 6.1 or 6.2 of these Statutes and make a commitment to seek not to violate or deviate from EU legislation and to conform to the Statutes and Household Rules approved on December 16, 2020, of the Association. Members must observe the spirit and morality of the Association and contribute to maintain the honour and credibility of the Association.

7.2 Membership applications will be subject to the approval by the Executive Committee. Any candidate member must submit an application to the Executive Committee, by e-mail to the e-mail address of the Association.

7.3 The admission of a member shall be approved, rejected, or delayed by the Executive Committee by simple majority of the votes. Upon equality of the votes the admission will be approved. Within fifteen days after the Executive Committee has taken a decision, the latter shall notify the candidate member of the answer to his request by e-mail sent to the e-mail address of the candidate member. The Executive Committee will not have to justify its decision. Approval or refusal shall not be subject to appeal to the courts.

7.4 Membership of the Association shall cease either by voluntary resignation or exclusion.

7.5 Voluntary resignation – Each member of the Association is free to resign at any time. Resignation shall be notified to the Executive Committee of the Association by e-mail sent to the e-mail address of the Association. Notified resignations shall only become effective six months following receipt of such e-mail.

7.6 Exclusion – The exclusion of a member must be decided by the Executive Committee of the Association in each of the following circumstances:

  • Loss of independence towards a steel mill or metal producer or loss of any other qualification listed under Articles 6.1 or 6.2,
  • serious violation of any provision of the Statutes or Household Rules approved on December 16, 2020, of the Association.
  • non-payment of membership fees or other fees payable to the Association for more than three months after the sending of a second reminder by e-mail from a member of the Executive Committee or a manager of the Association.

7.7 The exclusion of a member shall be pronounced by a decision of the Executive Committee acting in accordance with Article 13 of these Statutes and after allowing the member to be heard. The decision shall become effective immediately.

7.8 In the event of the decease, bankruptcy, insolvency, liquidation or incapacity of a member, this member shall be deemed to resign automatically, as a matter of law.

7.9 In case of voluntary resignation or exclusion, any membership fee, and contributions as determined in Article 8 of these Statutes, and that are due during that particular calendar year shall become payable immediately.

7.10 Members which have resigned or have been excluded may not demand restitution, even partial, of any subscriptions paid to the Association.

7.11 A resigning or excluded member has no claim on the property of the Association, cannot claim back his paid contributions and cannot demand or ask for any overview, account or inventory.

7.12 Members shall not be held liable for any obligation of the Association.

Article 8 – Membership fees

8.1 Each member shall pay a yearly membership fee, payable in advance. The amount of the pre-mentioned membership fee is established by the Executive Committee, as described in the Household Rules, and ratified by the General Assembly of Members.

8.2 The Executive Committee may propose to the General Assembly of Members to call for a special contribution in order to cover exceptional expenses which were not foreseen within the Association’s annual ordinary budget. The duration of these special contributions shall be determined by the General Assembly of Members on a case-by-case basis.

CHAPTER III

Administration and Organization

Article 9 – Organs

The organs of the Association are:

a) the General Assembly of Members
b) the Executive Committee
c) optionally: one or more managers

The General Assembly of Members

Article 10 – The General Assembly of Members: composition

10.1 The General Assembly of Members consists of all the members of the Association.

10.2 Each member has one voting right. Upon equality of the votes, a new vote shall be taken, and in the event of a further tie, the item concerned will be adjourned.

10.3 The General Assembly of Members shall be chaired by the President of the Executive Committee, or failing that, by the Vice-President of the Executive Committee, or failing that, by one of the members of the Executive Committee, who shall be designated by his/her peers.

Article 11 – The General Assembly of Members: convention

11.1 The General Assembly of Members is held at least once a year. This convention shall validly take place either through video-meeting, which makes it possible to identify the members sufficiently, or physically in the placeindicated in the notice convening the meeting, or a mix thereof. The General Assembly of Members shall also meet (i) in case the Executive Committee considers that it is needed or (ii) at the request of at least one third of the members of the Association. These requests shall be submitted to the Executive Committee to the e-mail address of the Association.

11.2 The notice of convening the General Assembly of Members shall be sent by a member of the Executive Committee, or by a manager of the Association, by e-mail at least four weeks before the General Assembly of Members

11.3 No quorum is required for the General Assembly of Members to deliberate validly. 11.4 A member may give a proxy to another member to be represented at the General Assembly of Members. No member will hold more than two proxies.

11.5 The decisions of the General Assembly of Members shall be taken by a simple majority of the electronic or physical votes present or represented; abstentions and invalid votes shall not be taken into account in the vote.

11.6 The following decisions shall require a 2/3 majority of the votes present or represented; abstentions and invalid votes shall not be taken into account in the vote.

  • amendment to the Statutes.
  • the dissolution and the liquidation of the Association.

11.7 Statutory changes shall only enter into force after their approval by the competent authority according to the Belgian legal provisions. The amendment of the Statutes will be opposable to third parties after its publication in the appendices to the Belgian State Gazette.

11.8 The decisions of the General Assembly of Members will be kept in an electronic or paper register, stored at the Association’s registered seat or in any other physical or virtual location approved by the Executive Committee.

11.9 The minutes of the General Assembly of Members will be sent to the members by e-mail.

11.10 Items that are not part of the agenda, will not be handled by the General Assembly of Members.

Article 12 – The General Assembly of Members: powers and responsibilities

The General Assembly of Members shall be exclusively competent for the following items:

  • to approve the annual accounts of the Association’s and its annual budget on a proposal from the Executive Committee.
  • to set the amount of the annual membership fee and the special contribution of the members, as described under Article 8, on a proposal from the Executive Committee.
  • to accept the strategic plan on a proposal by the Executive Committee.
  • prior to any election, to approve the voting procedure suggested by the Executive Committee.
  • to nominate and dismiss the members of the Executive Committee.
  • to nominate and to dismiss any statutory auditor and to determine the amount of his remuneration.
  • to approve any modification of the Statutes on a proposal of the Executive Committee.
  • to decide upon the dissolution and the liquidation of the Association.
  • to discharge the members of the Executive Committee, the statutory auditor and the managers of the Association (in case there are some managers elected).

The Executive Committee

Article 13 – The Executive Committee: composition and operation

13.1 The Association shall be governed by an Executive Committee composed of at least two members and maximum five members.

13.2 The members of the Executive Committee, or directors, shall be appointed by the General Assembly of Members for four years. Outgoing members of the Executive Committee are eligible for reappointment.

13.3 Each member of the Executive Committee may resign by mere notification to the Executive Committee. Should there be a vacancy on the Executive Committee, the latter may provide for the provisional appointment of a new director, who will serve the remaining term of the mandate that was left open. This appointment shall be submitted for ratification at the next General Assembly of Members.

13.4 The Executive Committee may elect among its members a Chairman, a Vice-Chairman, and a Financial Advisor. After approval of the Executive Committee, the position of Vice-Chairman and Financial Advisor may be combined into one person. The members of the Executive Committee may draw a reasonable remuneration from their services and their expenses may be reimbursed by the Association. The maximum amount of such remuneration is specified in the Household Rules approved on December 16, 2020.

13.5 The Executive Committee shall meet at least three times a year. The Executive Committee must convene at the request of at least 2 of its members. These meetings shall validly take place either through video-meeting, which makes it possible to identify the members sufficiently, or physically in the place indicated in the notice convening the meeting, or a mix thereof.

13.6 The notices accompanied by the agenda shall be addressed by e-mail, by the Chairman, by the Vice-Chairman or failing that, by a director or a manager of the Association, to each member of the Executive Committee at least fourteen days before the meeting except if each member of the Executive Committee agrees that the meeting takes place at an earlier date.

13.7 In the event of a vacancy or impediment of the Chairman of the Executive Committee, the Vice-Chairman will chair the meeting or, in the event of a vacancy or impediment of both the Chairman and the Vice-Chairman another director designated by his/her peers.

13.8 The Executive Committee may only deliberate if at least 2/3 of its members are attending either through videoconference or physically. Absent directors cannot be represented by another director. If this number is not reached, a second meeting may be convened, as determined in these Statutes, at which meeting the Executive Committee may take valid decisions, regardless of the number of members present.

13.9 The decisions of the Executive Committee shall be taken by a simple majority of the votes present through videoconference or physically. Abstentions and invalid votes shall not be considered in the vote.

13.10 The decisions of the Executive Committee will be kept in an electronic or paper register, which will be stored at the registered seat of the Association or in any other physical or virtual location approved by the Executive Committee.

13.11 No item may be brought up which is not included in the agenda unless all members of the Executive Committee agree at the opening of the meeting.

13.12 Members of the Executive Committee shall not be held liable for any obligation of the Association. Their liability is confined by the scope of their mandate.

Article 14 – The Executive Committee: Powers and responsibilities

14.1 The Executive Committee, acting as a college, is authorised to perform all acts necessary or useful for the realisation of the object and purpose of the Association, with the exception of those for which, according to the law or these Statutes, only the General Assembly of Members is authorised.

14.2 The Executive Committee may issue Household Rules prescribing binding rules on any subject, including the working organisation of interest groups created within the Association. Such Household Rules are subordinate to the Statutes of the Association and shall be submitted for ratification by the next General Assembly of Members. The Household Rules were last approved on December 16, 2020.
The Household Rules may not contain any provisions contrary to the Belgian legal provisions or the Statutes of the Association. Furthermore, the Household Rules may not contain any provisions that affect the rights of the members, the powers of the organs of the Association, or the organisation and functioning of the General Assembly of Members.

14.3 The Chairman and the Vice-Chairman of the Association, or failing that, each member of the Executive Committee, acting alone, are in charge of the daily management. The daily management shall include both (i) actions and decisions that do not exceed the needs of the daily life of the Association and, (ii) acts and decisions which, either because of their minor importance or because of their urgency, do not justify the intervention of the Executive Committee.

14.4 The Chairman or the Vice-Chairman, or failing that, each member of the Executive Committee, acting alone, is empowered to legally represent the Association in relation with third parties. All acts binding the Association shall be signed by its Chairman or Vice-Chairman, or failing that and acting alone, by a member of the Executive Committee. 14.5 The Chairman or Vice-Chairman, or failing that, any member of the Executive Committee, represent the Association in any litigation, both as a plaintiff and defendant.

Manager(s) of the Association

Article 15 – Manager(s)

The Executive Committee may delegate the daily management of the Association, as well as the representation of the Association with regard to the daily management to one or more managers, each acting alone, jointly or as a college. This/these person(s) may or may not be members of the Executive Committee. The Executive Committee shall be responsible for supervising.
The daily management shall include both (i) acts and decisions which do not exceed the needs of the daily life of the Association and, (ii) acts and decisions which, either because of their minor importance or because of their urgency, do not justify the intervention of the Executive Committee.

15.2 The Executive Committee shall determine any allocations and remuneration for the persons delegated to daily management. It may dismiss them at any time.

CHAPTER IV

Budgets and Accounts

Article 16 – Budgets and Accounts

16.1 The financial year begins on January 1st and ends on December 31st of each year.

16.2 The Executive Committee shall submit the accounts of the last financial year and the budget for the next year for approval to the General Assembly of Members.

16.3 When required by law and within the legal limits, the supervision of the accounts of the Association is entrusted to one or more auditors, appointed by the General Assembly of Members for a renewable term of three years.

CHAPTER V

Dissolution and Liquidation

Article 17 – Dissolution and Liquidation

17.1 The Association may be dissolved, on a proposal of the Executive Committee, by a decision of the General Assembly of Members in conformity with Article 11.6 of these Statutes. The General Assembly of Members shall define the modalities of the Association’s dissolution and liquidation.

17.2 In case of dissolution, whatever the cause, the holdings remaining after all debts have been paid and all liabilities covered, shall be given to a selfless use determined by the General Assembly of Members.

CHAPTER VI

Reference to Belgian law

Article 18 – Reference to Belgian law

For all points not covered by these Statutes and/or the Household Rules, reference is made to the relevant Belgian legal provisions.

CHAPITRE I

Nom, forme juridique, siège social, durée et objets

Article 1 – Nom et forme juridique

1.1 L’association a la forme juridique d’une association internationale sans but lucratif (AISBL), dénommée en entier ” European Association of Non-Integrated Metal Importers & distributors “, en abrégé “EURANIMI” (ci-après “l’Association”). Le nom complet et l’abréviation peuvent être utilisés séparément.

1.2 L’Association est soumise aux dispositions légales belges pertinentes.

1.3 Les buts et objectifs poursuivis par l’Association sont de nature exclusivement non lucrative. Elle ne cherche pas à réaliser un profit, ni pour elle-même ni pour ses membres. 1.4 Elle utilise ses ressources financières aux fins exclusives de poursuivre les objectifs fixés dans ses Statuts et n’offre pas de rémunération disproportionnée à ses organes constitutifs, à son personnel ou à des tierces parties.

Article 2 – Siège social

2.1 Le siège social de l’Association est établi dans la Région de Bruxelles-Capitale de Belgique.

2.2 Le siège social peut être transféré en tout autre lieu en Belgique par décision du Comité Exécutif, dans la mesure où, conformément à la législation linguistique applicable, un tel transfert ne nécessite pas un changement de la langue des Statuts. Cette décision du Comité Exécutif est prise à la majorité simple des voix présentes.

Article 3 – Durée

La durée de l’Association est illimitée. Elle peut être dissoute à tout moment conformément aux présents Statuts et aux dispositions légales.

Article 4 – Objectifs et finalité désintéressée

4.1 L’objectif principal de l’Association est d’étudier, de développer, de représenter et de défendre, par tous les moyens légaux, les intérêts commerciaux et autres de ses membres, dans toutes les questions commerciales concernant l’Union européenne, douanières, fiscales et antitrust affectant leurs activités commerciales, que ce soit au niveau national ou supranational.

4.2 L’Association cherche également à exercer une influence positive, en particulier auprès de l’Union européenne, mais sans s’y limiter, en ce qui concerne l’élaboration des politiques et des réglementations.

4.3 L’Association vise également à préserver un environnement commercial sain pour ses membres et à garantir des conditions de concurrence équitables sur leur marché, au niveau mondial. À cet égard, l’Association s’efforce de sauvegarder les intérêts de ses membres contre les producteurs, les importateurs, les négociants ou toute autre partie qui se livre à des activités illégales ou inappropriées dans tous les domaines, y compris, mais sans s’y limiter, le commerce illégal, les pratiques commerciales illégales et la fraude douanière.

4.4 L’Association crée une plate-forme pour permettre un échange mutuel entre ses membres afin d’identifier les opportunités ou les menaces possibles pour leurs affaires et d’y répondre par toute mesure appropriée.

4.5 L’Association représente les intérêts de ses membres auprès des institutions de l’UE.

4.6 L’Association s’engage à tout moment à respecter les règles européennes de « compliance ».

Article 5 – Collaboration avec des tiers

L’Association entretient tous types de relations se révélant nécessaires avec les entreprises, associations, organisations ou groupes pertinents qui poursuivent un but similaire, analogue ou connexe, ou dont le but est de promouvoir les intérêts de l’Association.

CHAPITRE II

Membres

Article 6 – Membres

6.1 L’adhésion à l’Association est ouverte à toute société indépendante ou groupe de sociétés indépendantes (c.a.d. non intégrées dans le processus de production du métal) ayant son siège social dans un État membre de l’UE ou dans l’un des pays européens de l’OCDE, qui importe, distribue, négocie ou transforme des produits semi-finis en acier carbone, en acier inoxydable, en fonte ou en autres métaux tels que, mais sans s’y limiter, l’aluminium, le laiton ou le cuivre.

6.2 L’adhésion à l’Association est également ouverte aux personnes physiques, domiciliées dans un État membre de l’UE ou dans l’un des pays européens de l’OCDE, et dont l’objectif est de promouvoir les intérêts de l’Association. 6.3 Le nombre de membres de l’Association n’est pas plafonné.

Article 7 – Conditions et modalités d’adhésion, de démission ou d’exclusion

7.1 L’admission de nouveaux membres ne peut se faire que si ces nouveaux membres remplissent toutes les conditions énoncées aux Articles 6.1 ou 6.2 des présents Statuts et s’engagent à ne pas enfreindre ou s’écarter de la législation de l’UE et à se conformer aux Statuts et au Règlement d’ordre intérieur approuvé le 16 décembre 2020, de l’Association. Les membres doivent respecter l’esprit et la moralité de l’Association et contribuer à maintenir l’honneur et la crédibilité de l’Association.

7.2 Les demandes d’adhésion seront soumises à l’approbation du Comité exécutif. Tout candidat membre doit soumettre une demande au Comité exécutif, par courriel à l’adresse électronique de l’Association.

7.3 L’admission d’un membre doit être approuvée, rejetée ou postposée par le Comité exécutif à la majorité simple des voix. En cas d’égalité des voix, la candidature sera approuvée. Dans les quinze jours suivant la décision du Comité exécutif, celui-ci notifiera au candidat membre la réponse à sa demande par courriel envoyé à l’adresse électronique du candidat membre. Le Comité exécutif n’aura pas à justifier sa décision. L’approbation ou le refus ne sont pas susceptibles de recours devant les tribunaux.

7.4 La qualité de membre de l’Association cesse soit par démission volontaire, soit par exclusion. 7.5 Démission volontaire – Chaque membre de l’Association est libre de démissionner à tout moment. La démission est notifiée au Comité exécutif de l’Association par courriel envoyé à l’adresse électronique de l’Association. Les démissions notifiées ne prennent effet que six mois après la réception de ce courriel.

7.6 Exclusion – L’exclusion d’un membre doit être décidée par le Comité exécutif de l’Association dans chacune des circonstances suivantes :

  • Perte d’indépendance vis-à-vis d’une aciérie ou d’un producteur de métaux ou perte de toute autre qualification énumérée aux articles 6.1 ou 6.2,
  • Violation grave de toute disposition des Statuts ou du Règlement d’ordre intérieur approuvé le 16 décembre 2020, de l’Association.
  • Non-paiement des cotisations ou autres montants dus à l’Association plus de trois mois après l’envoi d’un deuxième rappel par un membre du Comité exécutif ou un directeur de l’Association.

7.7 L’exclusion d’un membre est prononcée par décision du Comité exécutif agissant conformément à l’article 13 des présents Statuts et après avoir permis au membre d’être entendu. La décision prend effet immédiatement.

7.8 En cas de décès, de faillite, d’insolvabilité, de liquidation ou d’incapacité d’un membre, celui-ci est réputé démissionnaire de plein droit.

7.9 En cas de démission volontaire ou d’exclusion, toute cotisation et contribution telles que déterminées à l’article 8 des présents Statuts, et qui sont dues au cours de l’année civile en question, deviennent immédiatement exigibles.

7.10 Les membres démissionnaires ou exclus ne peuvent exiger la restitution, même partielle, des cotisations versées à l’Association.

7.11 Un membre démissionnaire ou exclu n’a aucun droit sur les biens de l’Association, ne peut réclamer le remboursement de ses cotisations payées et ne peut exiger ou demander aucun aperçu, compte ou inventaire. 7.12 Les membres ne peuvent être tenus responsables d’aucune obligation de l’Association.

Article 8 – Cotisations

8.1 Chaque membre doit payer une cotisation annuelle, payable à l’avance. Le montant de cette cotisation est fixé par le Comité exécutif, comme repris dans le Règlement d’ordre intérieur, et ratifié par l’Assemblée générale des membres.
8.2 Le Comité exécutif peut proposer à l’Assemblée générale des membres de demander une contribution spéciale afin de couvrir des dépenses exceptionnelles qui n’ont pas été prévues dans le budget ordinaire annuel de l’Association. La durée de ces contributions spéciales est déterminée par l’Assemblée générale des membres au cas par cas.

CHAPITRE III

Administration et organisation

Article 9 – Organes

Les organes de l’Association sont :

a) l’Assemblée générale des membres
b) le Comité exécutif
c) à titre optionnel : un ou plusieurs directeurs

L’Assemblée générale des membres

Article 10 – L’Assemblée générale des membres : composition

10.1 L’Assemblée générale des membres se compose de tous les membres de l’Association. 10.2 Chaque membre dispose d’une voix. En cas d’égalité des voix, il sera procédé à un nouveau vote, et en cas de nouvelle égalité le point débattu sera ajourné.
10.3 L’Assemblée générale des membres est présidée le Président du Comité exécutif, ou à défaut, par le Vice-Président du Comité exécutif, ou à défaut, par un membre du Comité exécutif, qui sera désigné par ses pairs.

Article 11 – L’Assemblée générale des membres : convention

11.1 L’Assemblée générale des membres se tient au moins une fois par an. Cette convention se déroule valablement soit par visioconférence permettant une identification suffisante des membres, soit physiquement à l’endroit indiqué dans la convocation, soit encore, une combinaison de ces deux moyens. L’Assemblée générale des membres se réunit également (i) si le Comité exécutif l’estime nécessaire ou (ii) à la demande d’au moins un tiers des membres de l’Association. Ces demandes sont soumises au Comité exécutif à l’adresse électronique de l’Association.

11.2 La convocation à l’Assemblée générale des membres est envoyée par un membre du Comité exécutif ou par un directeur de l’Association, par courrier électronique au moins quatre semaines avant l’Assemblée générale des membres

11.3 Aucun quorum n’est requis pour que l’Assemblée générale des membres puisse délibérer valablement.

11.4 Un membre peut donner procuration à un autre membre pour se faire représenter à l’Assemblée générale des membres. Aucun membre ne peut détenir plus de deux procurations.

11.5 Les décisions de l’Assemblée générale des membres sont prises à la majorité simple des votes électroniques ou physiques présents ou représentés ; les abstentions et les votes non valables ne sont pas pris en compte lors du scrutin.

11.6 Les décisions suivantes requièrent une majorité des deux tiers des voix présentes ou représentées ; les abstentions et les votes non valables ne sont pas pris en compte lors du scrutin.

  • La modification des Statuts.
  • La dissolution et la liquidation de l’Association.

11.7 Les modifications statutaires n’entrent en vigueur qu’après leur approbation par l’autorité compétente selon les dispositions légales belges. La modification des Statuts ne sera opposable aux tiers qu’après sa publication aux annexes du Moniteur belge.

11.8 Les décisions de l’Assemblée générale des membres seront consignées dans le registre des procès-verbaux, conservé sous format électronique ou papier au siège social de l’Association ou en tout autre lieu physique ou virtuel approuvé par le Comité exécutif.

11.9 Le procès-verbal de l’Assemblée générale des membres est envoyé aux membres par courriel.

11.10 Les points ne faisant pas partie de l’ordre du jour, ne seront pas traités par l’Assemblée générale des membres.

Article 12 – L’Assemblée générale des membres : pouvoirs et responsabilités

L’Assemblée générale des membres détient la compétence exclusive des questions suivantes:

  • D’approuver les comptes annuels de l’Association ainsi que son budget annuel, sur proposition du Comité exécutif.
  • De fixer le montant de la cotisation annuelle et de la contribution spéciale des membres, tels que décrits à l’article 8, sur proposition du Comité exécutif.
  • D’accepter le plan stratégique sur proposition du Comité exécutif ;
  • Avant toute élection, d’approuver le mode de scrutin suggéré par le Comité exécutif.
  • De nommer et de révoquer les membres du Comité exécutif.
  • De nommer et de révoquer un éventuel commissaire aux comptes et de déterminer le montant de sa rémunération.
  • D’approuver toute modification des Statuts sur proposition du Comité exécutif.
  • De décider de la dissolution et de la liquidation de l’Association.
  • De donner décharge aux membres du Comité exécutif, au commissaire aux comptes et aux directeurs de l’Association (au cas où certains directeurs seraient élus).

Le Comité exécutif

Article 13 – Le Comité exécutif : composition et fonctionnement

13.1 L’Association est dirigée par un Comité exécutif composé d’au moins deux membres et de cinq membres au maximum.
13.2 Les membres du Comité exécutif, ou administrateurs, sont nommés par l’Assemblée générale des membres pour quatre ans. Les membres sortants du Comité exécutif sont rééligibles.
13.3 Chaque membre du Comité exécutif peut démissionner par simple notification au Comité exécutif. En cas de vacance au sein du Comité exécutif, ce dernier peut prévoir la nomination provisoire d’un nouvel administrateur, qui remplira le reste du mandat laissé vacant. Cette nomination est soumise à la ratification de la prochaine Assemblée générale des membres.

13.4 Le Comité exécutif peut élire en son sein un Président, un Vice-Président et un conseiller financier. Après approbation par Comité exécutif, les postes de Vice-Président et de conseiller financier peuvent être regroupés en une seule personne. Les membres du Comité exécutif peuvent percevoir une rémunération raisonnable pour leurs prestations et leurs frais peuvent être remboursés par l’Association. Le montant maximum de cette rémunération est précisé dans le Règlement d’ordre intérieur approuvé le 16 décembre 2020.

13.5 Le Comité exécutif se réunit au moins trois fois par an. Le Comité exécutif doit se réunir à la demande d’au moins 2 de ses membres. Ces réunions se déroulent valablement soit par visioconférence permettant une identification suffisante des administrateurs, soit physiquement à l’endroit indiqué dans la convocation, soit encore, une combinaison de ces deux moyens.

13.6 Les convocations accompagnées de l’ordre du jour sont adressées par courriel, par le Président, par le Vice-Président ou à défaut par un administrateur ou un directeur de l’Association, à chaque membre du Comité exécutif au moins quatorze jours avant la réunion, sauf si chaque membre du Comité exécutif accepte que la réunion se tienne à une date antérieure.

13.7 En cas de vacance ou d’empêchement du Président du Comité exécutif, le Vice-Président préside la réunion ou, en cas de vacance ou d’empêchement du Président et du Vice-Président, un autre administrateur désigné par ses paires.

13.8 Le Comité exécutif ne peut délibérer que si au moins 2/3 de ses membres sont présents, soit par visioconférence, soit physiquement. Les administrateurs absents ne peuvent se faire représenter par un autre administrateur. Si ce nombre n’est pas atteint, une deuxième réunion peut être convoquée, conformément aux présents Statuts, au cours de laquelle le Comité exécutif peut statuer valablement, quel que soit le nombre de ses membres présents.

13.9 Les décisions du Comité exécutif sont prises à la majorité simple des voix présentes par visioconférence ou physiquement. Les abstentions et les votes non valables ne sont pas pris en compte lors du vote.

13.10 Les décisions du Comité exécutif seront consignées dans le registre des procès-verbaux, conservé sous format électronique ou papier au siège social de l’Association ou en tout autre lieu physique ou virtuel approuvé par le Comité exécutif.

13.11 Aucun point ne peut être soulevé qui ne figure pas à l’ordre du jour, sauf si tous les membres du Comité exécutif sont d’accord à l’ouverture de la réunion.

13.12 Les membres du Comité exécutif ne peuvent être tenus responsables d’aucune obligation de l’Association. Leur responsabilité est limitée par l’étendue de leur mandat.

Article 14 – Le Comité exécutif : pouvoirs et responsabilités

14.1 Le Comité exécutif, agissant en tant que collège, est autorisé à accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la réalisation de l’objet et du but de l’Association, à l’exception de ceux pour lesquels, conformément à la loi ou aux présents Statuts, seule l’Assemblée générale des membres est autorisée.

14.2 Le Comité exécutif peut édicter un Règlement d’ordre intérieur prescrivant des règles contraignantes sur tout sujet, y compris l’organisation du travail des groupes d’intérêt créés au sein de l’Association. Ce Règlement d’ordre intérieur est subordonné aux Statuts de l’Association et doit être soumis à la ratification de la prochaine Assemblée générale des membres. Le Règlement d’ordre intérieur a été approuvé la dernière fois le 16 décembre 2020. Le Règlement d’ordre intérieur ne peut contenir aucune disposition contraire aux dispositions légales belges ou aux statuts de l’Association.
En outre, le Règlement d’ordre intérieur ne peut contenir aucune disposition qui affecte les droits des membres, les pouvoirs des organes de l’Association ou l’organisation et le fonctionnement de l’Assemblée générale des membres.

14.3 Le Président et le Vice-Président de l’Association, ou à défaut, chaque membre du Comité exécutif, agissant seul, sont chargés de la gestion journalière. La gestion journalière comprend à la fois (i) les actes et décisions qui n’excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de l’Association, et (ii) les actions et décisions qui, soit en raison de leur importance mineure, soit en raison de leur urgence, ne justifient pas l’intervention du Comité exécutif.

14.4 Le Président ou le Vice-Président, ou à défaut, chaque membre du Comité exécutif, agissant seul, sont habilités à représenter légalement l’Association vis-à-vis des tiers. Tous les actes engageant l’Association sont signés par son Président ou son Vice-président, ou à défaut et agissant seul, par un membre du Comité exécutif.

14.5 Le Président ou le Vice-président ou à défaut, tout membre du Comité exécutif, représente l’Association dans tout litige, tant comme requérant que comme défendeur.

Directeur(s) de l’Association

Article 15 – Directeur(s)

Le Comité exécutif peut déléguer la gestion journalière de l’Association, ainsi que la représentation de l’Association en ce qui concerne la gestion journalière, à un ou plusieurs directeurs, agissant seul, conjointement ou en collège. Cette/ces personnes peuvent être ou non membres du Comité exécutif. Le Comité exécutif est chargé de la supervision.
La gestion journalière comprend à la fois (i) les actes et décisions qui n’excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de l’Association et, (ii) les actes et décisions qui, soit en raison de leur importance mineure, soit en raison de leur urgence, ne justifient pas l’intervention du Comité exécutif.

15.2 Le Comité exécutif détermine les éventuelles allocations et rémunérations des personnes déléguées à la gestion journalière. Il peut les révoquer à tout moment.

CHAPITRE IV

Budgets et comptes

Article 16 – Budgets et comptes

16.1 L’exercice financier débute le 1er janvier et se clôture le 31 décembre de chaque année.

16.2 Le Comité exécutif soumet les comptes du dernier exercice financier et le budget de l’année suivante à l’approbation de l’Assemblée générale des membres.

16.3 Lorsque la loi l’exige et dans les limites légales, la supervision des comptes de l’Association est confiée à un ou plusieurs commissaires aux comptes, nommés par l’Assemblée générale des membres pour un mandat renouvelable de trois ans.

CHAPITRE V

Dissolution et liquidation

Article 17 – Dissolution et liquidation

17.1 L’Association peut être dissoute, sur proposition du Comité exécutif, par décision de l’Assemblée générale des membres conformément à l’article 11.6 des présents statuts. L’Assemblée générale des membres définit les modalités de la dissolution et de la liquidation de l’Association.

17.2 En cas de dissolution, quelle qu’en soit la cause, les avoirs restants après paiement de toutes les dettes et couverture de toutes les obligations, seront affectés à un usage désintéressé déterminé par l’Assemblée générale des membres.

CHAPITRE VI

Référence au droit belge

Article 18 – Référence à la loi belge

Pour tous les points non couverts par les présents Statuts et/ou le Règlement d’ordre intérieur, il est fait référence aux dispositions légales belges pertinentes.

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